Opslag van verslagen, notulen en e-mails + Kas

Laradagio

Laradagio

op January 16, 2022

Wij als bestuur zijn er nog niet uit hoe we onze verslagen, notulen en e-mails willen opslaan. Het is handig voor latere besturen dit te regelen zodat ze alle informatie hebben. Secretaris bewaard de verslagen nu op haar eigen pc. Voor de e-mails hebben we een Gmailadres aangemaakt waar alle bestuursleden in kunnen. Hoe regelen jullie dit in jullie bestuur? Een harde schijf (kan stuk gaan) of staan de documenten ergens in de cloud? 

Wij hebben een digitale kas. Penningmeester heeft de kas op zijn eigen bankrekening staan. Hoe is dit bij jullie bestuur geregeld? Een fysieke kas vinden wij niet handig, maar als er iets met de penningmeester gebeurd of er ontstaat ruzie wat gebeurd er dan met het kasgeld van de VvE. Hoe hebben jullie dit als bestuur geregeld?

Jaap

Jaap

op January 17, 2022

Hoe groot is jullie VvE? Je kunt een Google drive aanmaken, da's lekker goedkoop en als de VvE wat groter is dan kun je een tool als vve-site overwegen. Wel altijd een backup aanleggen.

Een eigen bankrekening voor de VvE is wel zo praktisch, dan kan een andere VvE bestuurder ook tijdens vakantie en bij calamiteiten bij de VvE gelden.

Paul

Paul

op January 17, 2022

Je zult een rekening moeten openen op naam van de VvE en dan personen moeten machtigen die dit geld beheren, bij grotere bedragen kun je bepalen dat dit met twee personen moet gebeuren.

 

Opslaan kun je gewoon in de cloud doen waarbij bestuur toegang heeft, is er een lid welk inzage wil hebben kun je deze de documenten toesturen of bij je langs laten komen om deze in te zien....

DikOz

DikOz

op January 17, 2022

Wij hebben een 2-delige administratie:


- Bij de beheerder: financieel (grootboek, incasso) en onderhoudszaken als meldingen, betalingen en nota's.
De beheerder bewaart alles 7 jaar en maakt een reservekopie (backup) van dat deel. Bijna alles is opvraagbaar door leden en bestuur.


- Op onze VVE website: notulen, agenda's, toelichtende stukken en voorstellen, jaarrekeningen, begrotingen, MJOP's, commissie stukken incl kas- en technische commissie, offertes, overeenkomsten, discussies via forum/prikbord, formulieren, bouwtekeningen, verzekeringen. Deze worden minimaal 7 jaar bewaard, maar notulen en jaarrekeningen bijvoorbeeld vanaf het begin. Alles digitaal en opgeslagen bij de websitebeheerder.
Er zijn 3 reserve kopieën (2 'off-site' door de websitebeheerder en 1 lokaal). Mappen hebben toegangsrechten, bijna alles is toegankelijk voor de leden en bestuur.

Geen gratis zaken. De website kost relatief weinig en wordt door een Nederlandse aanbieder onderhouden.

Wat bedoel je met Penningmeester heeft de kas op zijn eigen bankrekening staan?

Paul

Paul

op January 17, 2022

https://www.manager.io/nl

 

gratis boekhoudsoftware, werkt perfect en je kunt ieder jaar afsluiten met een jaarrekening.

 

als je een forum opent heb je alles online staan, kost weinig....

Laradagio

Laradagio

op January 17, 2022

Bedankt alleen voor de info en de tips. Ik ga deze met de bestuursvergadering delen.