Overijverige VvE-beheerder verzoekt bedrijven om aanmaningen

Hanna

Hanna

op December 22, 2021

Wij hebben sinds een paar maanden een andere VvE-beheerder, omdat de vorige bijna niets uitvoerde voor de duizenden euro's per jaar die we eraan kwijt waren. Echter, deze nieuwe beheerder lijkt het tegenovergestelde te doen. Wij hebben een aantal geschillen over facturen bij verschillende onderhoudsbedrijven en hij wil dat we die gewoon betalen. Of beter gezegd, hij wil dat er duidelijkheid over komt en dat de eventuele conflicten erover opgelost worden.

De situatie
De vier facturen waar het om gaat hebben betrekking op slecht uitgevoerd werk, het onterecht in rekening brengen van kosten en om andere redenen te hoge facturen of facturen die ten dele al zijn betaald. Soms, maar niet altijd, zijn deze veroozaakt door het wanbeheer van de vorige beheerder (maar ook vanwege het soort onderhoudsbedrijven dat hij koos, en wilde hij ze vreemd genoeg niet veranderen, maar dat terzijde). In de meeste gevallen is er als het goed is reeds kennisgeving aan de bedrijven gedaan dat wij de facturen onterecht achten. We hebben naar wij weten als bestuur daarna nooit een respons of aanmaning gehad van de verschillende bedrijven, terwijl de facturen er al heel lang liggen en nog in het boekhoudsysteem staan (zo doorgegeven van de oude beheerder), in twee gevallen al langer dan een jaar.

De oude beheerder deed niet veel, maar deed gelukkig ook niets met deze volgens ons onterechte facturen, zolang wij via het systeem de facturen niet goedkeurden. Aan de nieuwe beheerder (tevens bestuur) hebben wij als eigenaren/bestuursleden uitdrukkelijk gezegd dat we de facturen niet willen betalen en dat de facturen uit het systeem gehaald mogen worden, en dat als er een aanmaning komt van een bedrijf we alsnog kunnen kijken of het terecht is of niet en dit uitleggen aan het bedrijf. Twee van de bedrijven waar het om gaat hebben al een jaar niets van zich laten horen, twee andere al maanden niet meer.

De beheerder is het met deze werkwijze niet eens en is de betreffende bedrijven actief gaan benaderen en gaan verzoeken om opheldering of anders om een aanmaning inzake de verschillende facturen. Bedrijven beginnen nu opeens terug te mailen dat er inderdaad nog facturen betaald moeten worden. Wij hebben daarom wederom moeten verantwoorden aan deze bedrijven (via de beheerder die nieuw is, kost veel tijd) dat de facturen onterecht zijn.

Specifieke gevallen
In één geval zegt een bedrijf dat de factuur nog open staat, met een summiere uitleg ervan. De nieuwe beheerder stuurt de e-mails hierover naar ons als bestuur door met het verzoek om de factuur goed te keuren. Na onze uitleg dat dat niet terecht is (want er is een wanprestatie geleverd met geen enkel nut voor de VvE; het bestuur heeft zelf een andere, betere onderhoudspartij moeten inschakelen) gaat de beheerder overleggen met het bedrijf (buiten ons om) en komt tot een korting van 60% (op een bedrag van ca. € 1500,-). Maar eigenlijk willen we helemaal niets betalen, wat we de beheerder ook gemotiveerd vertellen. We zeggen dat als het bedrijf denkt dat het recht heeft op geld het maar een incassoprocedure moet starten. De beheerder reageert hierop zeer getergd, zeggende dat hij het goed heeft gedaan voor de VvE om een korting te regelen, en dat hij graag het probleem opgelost ziet.

In een tweede geval een factuur (ca. € 1000) met iets soortgelijks nadat de nieuwe beheerder contact zocht met het bedrijf, waarbij het bedrijf reageert met een e-mail waarin het volhardt in de vordering en ons (na maanden niets gehoord te hebben) ineens een ultimatum stelt van betaling binnen twee weken. Wederom confronteert de beheerder ons hiermee, wij leggen het weer uit en de beheerder gaat hier nu weer over mailen met het bedrijf "om tot een oplossing te komen". Ook in dit geval betreft het volgens ons een volledig onterechte factuur (wat we de vorige beheerder ook al hebben laten weten, maar we weten niet of dit ook bij het bedrijf terecht gekomen is, gezien de laksheid van de oude beheerder).

Weer een andere factuur (ca. € 3000) waarover de nieuwe beheerder een bedrijf benaderd heeft was al afgeschreven door het onderhoudsbedrijf en daar is nu een creditfactuur voor gekomen, tot aller tevredenheid gelukkig.

De laatste factuur(ca. € 1250) is misschien gedeeltelijk terecht en daar moeten we nog van horen via de beheerder (we nemen aan dat hij ook hierover contact opgezocht heeft met het betreffende bedrijf). Maar wederom geldt: wij hebben dit al aangegeven aan de oude beheerder. Hij had dit op kunnen nemen met het bedrijf, maar dit is niet gebeurd nemen we aan, omdat er geen aanmaning of wat dan ook is gekomen, wat financieel voor de VvE eigenlijk nog beter is want blijkbaar is de factuur gewoon vergeten o.i.d. (niet zo netjes natuurlijk en we willen uiteraard best een deel betalen, maar dit is wel iets dat de beheerder dan moet regelen). Dus wat deze betreft wachten we af.

Conclusie
Het is onze stellige overtuiging dat indien de beheerder helemaal geen contact had gezocht met de bedrijven, dat we gewoon de vier facturen hadden kunnen verwijderen uit het systeem zonder te betalen. We denken dat de bedrijven juist verrast zijn door het contact zoeken van onze nieuwe beheerder met hen. De nieuwe beheerder weet weinig van de situatie, dus begrijpt ook niet precies waarom de facturen onterecht zijn, in de meeste gevallen volledig, en anders in ieder geval grotendeels.

Is het normaal dat een beheerder zo "ijverig" is en inzake (naar onze mening) onterechte facturen actief bedrijven gaat vragen om aanmaningen te sturen (na maanden niets gehoord te hebben van een bedrijf) om daarmee te proberen om het bestuur te overtuigen om te betalen? Moet een beheerder niet altijd het beste voor hebben (met name financieel) met de VvE? Ook bij de uitleg van onze kant lijkt de beheerder eerder vertrouwen te hebben in de verhalen van de bedrijven dan in die van ons als bestuur. In de mails die hij stuurt aan ons na correspondentie met de bedrijven stuurt hij ook alleen maar selectief bepaalde mails van het bedrijf door (met de aanmaning e.d.) en niet het overleg tussen hem en het bedrijf (terwijl we wel om de volledige correspondentie vragen, maar die wil hij niet geven).

Wij krijgen hierdoor sterk het gevoel dat onze beheerder helemaal niet aan onze kant staat en voelen ons onder druk gezet om de facturen goed te keuren. In de laatste mails wordt het helemaal bont, want de beheerder begint nu min of meer te dreigen met dat het bestuur persoonlijk aansprakelijk gesteld kan worden voor de factuurbedragen (en dat we ze dus zelf moeten betalen als we de facturen niet goedkeuren).

Wat nu?
We zijn een beetje sprakeloos en we weten ook niet goed wat we nu moeten doen. Er is uiteraard geen beste verstandhouding meer met deze voor ons kersverse beheerder. En dat terwijl we juist op zoek waren naar een prettige samenwerking met een goede behulpzame beheerder. De beheerder is werkzaam bij een groter VvE-beheerdersbedrijf. Wellicht dat we moeten klagen bij de directie en anders wéér moeten overstappen op een andere beheerder (maar dat kan niet meteen want we hebben een contract voor ten minste een jaar). We horen het graag indien iemand hier iets nuttigs over op te merken heeft, of andere soortgelijke ervaringen met ons wil delen!

Paul

Paul

op December 23, 2021

wij hebben die ervqaring gelukkig niet, beheerder staat ten dienste van de VvE en aldus de leden van de vereniging en NIET ten dienste van het bestuur, dat ten eerste....

 

beheerder zal dus het beste willen voor de leden van deze VvE, het gaat er dus om zijn de rekening wel of niet terecht of deels terecht en daar kan enkel de ALV een uitspraak over doen NA uitleg van het zittende bestuur, u had deze vraag dan ook in de ALV neer moeten leggen en die uitspraak mee moeten nemen in een beslissing omtrent betalen of niet, nu handelt het bestuur feitelijk gezien op eigen houtje en dat kan en MAG gewoon niet, 

 

hier kunnen inderdaad gevolgen aan zitten voor het bestuur, betaal je niet en heb je gelijk kan het toch zo zijn dat je voor de rechter gedaagt word en daarmee kosten voor de kiezen krijgen (aanmaning, advocaat, rechterlijke kosten, kosten tegenpartij) die het sop de kool niet waard maken....

 

Feitelijk zit de beheerder dus op het goede spoor al had dit wel EERST in de ALV neergelegd moeten worden, gezien de extra kosten die dit met zich mee kan brengen snap ik de beheerder wel met de woorden, ik leg deze kosten bij bestuur neer wegens onbehoorlijk bestuur! hij houd er dan geen rekening mee dat dit ook via de ALV moet gebeuren!!!!

Bestuur zal ook alles met de beste bedoelingen gedaan hebben daar ga ik in ieder geval vanuit maar vergeet de leden niet mee te nemen in besluiten die de gehele VvE aangaan, daar word besloten uiteindelijk wat te doen....

 

jh

jh

op December 23, 2021

Belachelijk hoe deze beheerder handelt. Ik ben het dus ook met Paul ONEENS. Als de beheerder zijn mond houdt kan het zijn dat de (onterechte) facturen verjaren. Maar door de bedrijven te benaderen kan het zijn dat de verjaring door dat benaderen is gestuit. Anders gezegd, als de beheerder niks had gedaan, had er wellicht helemaal geen inhoudelijke discussie over de factuur gevoerd te worden: verjaard is verjaard. 

Onbegrijpelijk dat Paul schrijft dat de beheerder 'feitelijk op het goede spoor' zit. Dat zit hij namelijk niet, de opening van de post van Hanna is namelijk dat er geschillen zijn met die onderhoudsbedrijven. De beheerder moet dan naar de VvE handelen en niet het tegenovergestelde doen door de bedrijven te gaan helpen en op eigen houtje te gaan onderhandelen.

Door zijn handelen zit de beheerder dus op het FOUTE spoor en berokkent hij de VvE juist schade. Ik zou als ik jou was juridisch advies inwinnen van een advocaat die vaker met VvE beheerders te maken heeft gehad.


gewoon Joost!
Bob

Bob

op December 24, 2021

Uit het verhaal van Hanna (waar nog veel teveel onduidelijkheden in zitten, naast de nodige aannames) kan ik slechts enkele heldere conclusies trekken.

1. Het oude bestuur (eerst verantwoordelijke) heeft er in (slechte) "samenwerking" met de oude beheerder een potje van gemaakt. 

2. Het is volkomen terecht dat de nieuwe beheerder (lees accountmanager) een goede en correcte oplossing nastreeft. Die verantwoordelijkheid neemt hij/zij dus ook op zich. Dat moet hij/zij ook wel, simpelweg vanwege het feit dat hij/zij ook bestuurder is (quote "Aan de nieuwe beheerder (tevens bestuur) hebben wij als eigenaren/bestuursleden uitdrukkelijk gezegd dat we de facturen niet willen betalen en ......" unquote). In de aangehaalde quote moet kennelijk worden gelezen /oud bestuursleden.

Paul geeft een aantal terechte aandachtspunten en voor mij zijn de conclusies van Joost voorbarig en veel te kort door de bocht, zeker gegeven de aannames en vele onduidelijkheden.

Meer (veel meer) uitleg van Hanna is nodig om juiste conclusies te kunnen trekken. 


Beginnend brandje in de VvE? Wacht niet te lang met blussen!
Jaap

Jaap

op January 2, 2022

Neem zitting in de kascommissie dan kun je om verduidelijking vragen.

Als er moedwillig correspondentie wordt achtergehouden dan blijft het bestuur aansprakelijk zelfs als er decharge is verleend en als er geen meerderheid voor decharge stemt dan heeft ook de beheerder buikpijn.